Como organizar uma ação de formação presencial?

Como organizar uma ação de formação presencial

Face a um mundo social e laboral em constante transformação, a aposta em ações de formação está em alta.

Isto tornou-se ainda mais visível com a revolução digital a que se tem assistido, em especial, nos últimos anos levando a que milhares de empresas se vejam na necessidade de capacitar os seus quadros profissionais para as novas tecnologias de informação, gestão e produção que esta trouxe para o universo empresarial.

Depois de nos últimos dois anos, as tradicionais ações de formação terem passado, fruto da pandemia, para plataformas de comunicação à distância como o Zoom ou o Teams, com o regresso à “normalidade”, as formações presenciais voltam a ganhar destaque em 2022.

Como organizar uma ação de formação presencial?

Se a sua empresa está a pensar organizar uma ação de formação presencial, mas não sabe por onde começar, tome nota das dicas que temos para si.

Identificação das necessidades e orientação

Tal como acontece em muitos outros domínios da gestão empresarial, o primeiro passo a dar na organização de uma ação de formação presencial é definir de forma clara e transparente quais os objetivos que se pretendem atingir.

Entre eles, os mais comuns nas políticas de formação são:

  • Melhoria do desempenho de departamentos;
  • Melhoria de desempenhos individuais;
  • Acompanhamento de investimentos em novos equipamentos, softwares etc.;
  • Mudanças na organização hierárquica;
  • Evolução da carreira;
  • Evolução das qualificações.

Perfil dos participantes e definição dos temas

Organizar uma ação de formação sobre softwares de Gestão e Marketing para os transportadores da sua empresa não é uma decisão muito racional, por isso, de modo a delinear um programa que seja adequado ao evento de formação em causa e permitir os melhores desempenhos e aproveitamento, torna-se importante conhecer o perfil dos eventuais formandos.

Depois das questões anteriores bem resolvidas (objetivos e número previsto de formandos), chegou a altura de definir os respetivos temas da ação de formação.

Definição da duração da ação de formação

Igualmente importante durante o processo de organização de uma ação de formação, é a definição da extensão do tempo de formação, planeando, simultaneamente, todas as alternativas possíveis.

Ao equacionar esta dimensão, tenha em mente que, muito frequentemente, aulas mais curtas poderão ser mais vantajosas e menos penalizantes para o normal funcionamento das empresas e até para os próprios profissionais.

Neste caso, haverá necessidade que o evento de formação decorra por um período maior de tempo.

É também importante que a ação de formação ocorra em datas que não colidam com eventos como reuniões, congressos ou seminários cuja presença da empresa seja obrigatória.

Não se esqueça também de definir um prazo relativo à inscrição dos interessados.

Divulgação do evento de formação

Com os pontos prévios devidamente alinhavados, está na altura de começar a divulgar a ação junto dos seus trabalhadores, caso seja uma formação interna, ou para o grande público, caso se trate de uma formação aberta à comunidade.

Para tal, estabeleça um canal de divulgação tendo em conta o conteúdo do seu evento de formação, bem como o objetivo final, pois é de extrema importância para a sua empresa que os potenciais participantes estejam devidamente informados sobre qual o programa da ação, o modo de participação e ainda o calendário previsto para poderem integrar o evento de formação.

Definição da estratégia de comunicação no decorrer da ação de formação

Para que a ação de formação seja proveitosa para a empresa e para os formandos, é importante que seja incentivada a troca de ideias e experiências, bem como a participação e o debate entre todos os participantes.

Tudo isto irá contribuir para uma melhor aprendizagem e aquisição de novas valências.

Métodos de avaliação

Antes da ação de formação: defina os métodos de avaliação a aplicar.

Durante a ação de formação: procure ir avaliando os formandos em cada fase da ação, para poder perceber qual o seu grau de conhecimento e poder ir corrigindo ou implementando novos métodos de ensino para alcançar os seus objetivos.

Feedback dos formandos

Por norma, em ações de formação, os organizadores procuram perceber junto dos formandos qual o seu grau de satisfação de modo a corrigir eventuais erros e melhorar a experiência em futuras formações. Por isso, depois de realizada a ação de formação, dê aos seus formandos a possibilidade de avaliarem a qualidade do evento e dos formadores.

Oferta de brindes e camisas promocionais

A organização de uma ação de formação é importante não se esquecer dos brindes promocionais personalizados.

A oferta de canetas, cadernos ou blocos de notas personalizados com a sua marca (logo da empresa, por exemplo), é uma boa forma não só de dar as boas-vindas aos participantes e tornar a sua formação mais comoda, como também de promover a sua empresa junto de um público mais alargado, uma vez que estes brindes promocionais continuaram a ser úteis depois da formação e podem, potencialmente, serem oferecidos a pessoas externas à empresa.

Quando as ações de formação destinam-se aos trabalhadores da própria empresa, é usual as organizações oferecerem camisas promocionais específicas que os trabalhadores devem usar durante a própria formação de modo a distingui-los daqueles que estão a desenvolver o seu trabalho dentro da rotina habitual.

Além disto, ao personalizar as camisas com o logotipo da marca, vai criar um sentimento de identificação e pertença entre os colaboradores que as usam, contribuindo também para a uniformização e harmonia em termos de imagem corporativa no espaço de trabalho.



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